В Администрации президента начата работа по переходу на электронный документооборот.
Об этом заявил заместитель главы ведомства Дмитрий Шимкив, сообщает пресс-служба АП, пишет Украинская Правда.
По его словам, бумажный документооборот отменен распоряжением руководителя Администрации от 19 августа.
«Это касается распоряжений по вопросам основной деятельности, поручений руководства АПУ, служебных, докладных записок, заявок различных структурных подразделений, других документов, которыми обмениваются подразделения», – сказал Шимкив.
Шимкив пояснил, что речь идет о переходе на активное использование электронной почты, поскольку большинство вопросов можно решить именно с ее помощью. Сейчас готовится положение о принципах переписки, определения важности писем и т.д.
Он считает, что введение электронного документооборота будет способствовать не только оптимизации работы служащих АП, но и позволит ускорить и улучшить процессы обмена информацией и принятия решений.
По словам Шимкива, благодаря повышенной защиты сотрудники Администрации будут иметь не только постоянный и оперативный доступ к служебной корреспонденции через мобильные устройства связи, но и к информации о всех должностных лицах.
«Эта система значительно расширяет возможности каждого работника. Он сможет оперативно обрабатывать материалы, согласовывать графики работы, работать с документами, организовывать совещания, видеоконференции среди чиновников», – подчеркнул он.
Отменяется функция контроля за выполнением поручений как таковая, обязательное визирование документов.
«Эти небольшие шаги начинают систематизировать переход на современный метод принятия решения, в котором нет необходимости контролировать. Отныне это ответственность и сознание каждого работника», – добавил Шимкив.
Департамент контроля, регистрации корреспонденции и отслеживания выполнения остается только в части входящей корреспонденции, приема обращения граждан.
«Все это ускорит процессы. Мы сможем работать эффективнее, а не генерировать кучу бумаг», – подчеркнул он.
Основные процессы по переходу Администрации на новую систему работы планируется завершить до конца августа, а к концу сентября – оптимизировать взаимодействие с большинством процессов между структурными подразделениями.
Шимкив отметил, что следующим этапом должно стать построение такой системы взаимодействия Администрации президента с Кабинетом министров, а затем – налаживание связей с райгосадминистрациями.
